이메일 자동 발송·응답 설계기
받는 사람마다 이름·회사를 바꿔 넣는 개인화 대량 발송(메일 머지), 예약 발송, 조건에 맞는 메일에 자동으로 답장하는 규칙을 설계하면, 내 Google 계정에서 그대로 돌아가는 코드와 설치 가이드를 만들어 드립니다.
어떻게 동작하나요
이 페이지는 메일을 직접 보내거나 읽지 않습니다. 비밀번호나 계정 정보도 받지 않아요. 대신 내 Google 계정 안에서만 실행되는 자동화 코드(Google Apps Script)를 만들어 드립니다. 보내는 일은 내 계정이, 설계와 점검은 이 페이지가 합니다.
- ① 여기서 설계받는 사람 목록, 템플릿, 응답 규칙을 정하고 사람별 미리보기로 확인합니다.
- ② Code.gs 복사구글 시트의 확장 프로그램 → Apps Script(또는 script.google.com)에 붙여 넣습니다.
- ③ 내 계정에서 실행testRun으로 나에게 먼저 보내 보고, setup으로 예약·자동 응답 트리거를 켭니다.
받는 사람 목록
구글 시트·엑셀에서 머리글 행까지 복사해 붙여 넣거나 CSV 파일을 여세요. 첫 행은 열 이름(예: 이름, 이메일, 회사)입니다. 열 이름은 본문에서 {{이름}}처럼 쓸 수 있어요.
메일 템플릿
사람별 미리보기
발송 방식
더 간단한 방법이 있는지 먼저 보세요
휴가 중 모든 메일에 같은 답을 보내는 정도라면 Gmail 기본 부재중 자동응답이 더 쉽고 안전합니다. Gmail 오른쪽 위 ⚙️ 설정 → 모든 설정 보기 → 기본설정 탭 → 맨 아래 ‘부재중 자동응답’에서 기간·제목·메시지를 넣고 변경사항 저장. 같은 사람에게는 일정 기간 한 번만 보내고, ‘내 연락처에 있는 사람에게만 응답’도 고를 수 있어요. 보낸 사람·키워드·근무시간에 따라 다른 답장, 라벨, 담당자 전달이 필요할 때 아래 규칙을 쓰세요.
실행 주기와 안전장치
- noreply·no-reply·donotreply·mailer-daemon·postmaster·bounce 주소에는 답장·전달하지 않음
List-Unsubscribe·List-Id(뉴스레터·단체메일),Auto-Submitted,Precedence: bulk/list/junk, 다른 자동응답 헤더가 있으면 답장하지 않음- 한 대화(스레드)에는 한 번만 — 처리한 대화에 ‘자동응답됨’ 라벨을 붙이고 다음부터 건너뜀
- 같은 사람에게는 24시간에 한 번만(기록은 내 스크립트 속성에 저장), 한 번 실행에 최대 10건
- 내가 보낸 메일·내 별칭 주소에는 답장하지 않음, 검색 쿼리:
응답 규칙
위에서부터 차례로 확인해 처음 맞는 규칙 하나만 적용합니다. 칸을 비우면 그 조건은 따지지 않아요(적은 조건은 모두 맞아야 함).
규칙 시험해 보기
이런 메일이 오면 어떻게 처리될지 이 화면에서만 계산해 봅니다(실제 메일은 읽지 않음).
점검하고 코드 만들기
Code.gs
설치 가이드
권한 승인 화면, 이렇게 나와요
- 처음 실행하면 ‘승인 필요’ 창이 뜹니다 → 권한 검토 → 내 Google 계정 선택.
- ‘Google에서 확인하지 않은 앱’ 경고가 나옵니다. 내가 방금 만든 스크립트라 Google 심사를 받지 않았다는 뜻이에요. 코드를 내가 직접 붙여 넣었는지 확인한 뒤 왼쪽 아래 고급 → ‘(프로젝트 이름)(으)로 이동(안전하지 않음)’을 누릅니다.
- 요청 권한 목록을 읽고 허용. 이 코드가 요청하는 권한:
- 회사(Workspace) 계정은 관리자가 Apps Script나 외부 권한을 막아 둘 수 있어요. 승인이 안 되면 IT 담당자에게 문의하세요.
- 권한은 나중에 Google 계정 → 보안 → 내 계정에 액세스할 수 있는 서드 파티 앱에서 언제든 해제할 수 있습니다.
함수별 역할
testRun— 실제 받는 사람에게는 보내지 않고, 나에게 테스트 메일 + 자동응답 시뮬레이션 로그setup— 시트 상태 열·라벨·트리거(예약 발송, N분마다 자동응답) 만들기sendBatch— 아직 안 보낸 행을 배치 크기만큼 발송, 남으면 자동으로 이어서autoReply— 규칙대로 새 메일 처리(트리거가 N분마다 실행)removeTriggers— 모든 자동 실행 멈추기
보내기 전 체크리스트
Outlook·Microsoft 365를 쓴다면
Apps Script는 Gmail 전용입니다. Outlook에서는 기본 기능과 Power Automate로 비슷하게 만들 수 있어요. 메뉴 이름은 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.
① 자동 회신(부재중)
- Outlook 웹·새 Outlook: ⚙️ 설정 → 계정(또는 메일) → 자동 회신 → ‘자동 회신 켜기’ → 기간 지정 → 조직 내부용·외부용 메시지를 따로 작성 → 저장.
- 클래식 Outlook(Windows): 파일 → 자동 회신 (Microsoft 365·Exchange 계정). 외부 발신자는 ‘내 연락처만’으로 좁히면 스팸 회신을 줄일 수 있어요.
② 규칙(분류·전달)
- Outlook 웹: ⚙️ 설정 → 메일 → 규칙 → 새 규칙 추가 → 조건(보낸 사람, 제목·본문에 포함된 단어 등) → 작업(폴더로 이동, 범주 지정, 전달, 중요 표시) → 저장.
- 템플릿으로 자동 답장은 클래식 Outlook 데스크톱의 규칙 ‘특정 서식 파일(.oft)을 사용하여 회신’으로 가능하지만, PC에서 Outlook이 켜져 있을 때만 동작합니다. 서버에서 항상 돌리려면 ③을 쓰세요.
③ Power Automate 흐름 개요
make.powerautomate.com → 만들기 → 자동화된 클라우드 흐름. 커넥터·실행 한도는 라이선스와 회사 정책에 따라 다르니 IT 담당자와 확인하세요.
자동 응답 흐름
- 트리거: Office 365 Outlook ‘새 이메일이 도착하면 (V3)’ — 폴더: 받은 편지함, 필요하면 ‘보낸 사람’·‘제목 필터’ 지정.
- 조건: 보낸 사람에 noreply·mailer-daemon이 포함되지 않음, 제목에 ‘견적’ 포함 등 (이 페이지의 규칙과 같은 기준).
- 예: ‘이메일에 회신 (V3)’로 템플릿 답장 → ‘이메일에 플래그 지정’ 또는 ‘이메일 이동’ → 담당자에게 ‘이메일 전달 (V2)’.
- 루프 방지: 같은 사람 반복 회신을 막으려면 SharePoint 목록·Excel 표에 ‘보낸 사람·마지막 회신 시각’을 기록하고, 조건에서 24시간 이내면 건너뜁니다.
메일 머지(대량 개인화 발송) 흐름
- OneDrive·SharePoint의 엑셀에 받는 사람을 표로 만듭니다(이름, 이메일, 회사, 상태).
- 트리거: 수동 또는 일정(Recurrence) — 예약 발송이면 시작 시각 지정.
- Excel Online ‘표에 있는 행 나열’ → 필터: 상태 eq ''.
- 각각에 적용 안에서 Office 365 Outlook ‘이메일 보내기 (V2)’ — 받는 사람·제목·본문에 동적 콘텐츠(이름, 회사) 넣기 → ‘행 업데이트’로 상태=보냄, 시각 기록.
- 동시성·간격: ‘각각에 적용’ 설정에서 동시 실행을 1로, 필요하면 지연(Delay) 작업 추가. Exchange Online의 발송 한도(받는 사람 수/일)는 조직 설정을 확인하세요.
책임 있게 쓰기
- 수신에 동의한 사람에게만 보내세요. 구매·크롤링한 명단은 쓰지 마세요.
- 광고성 메일은 사전 동의, (광고) 표기, 수신거부 방법 안내가 필요합니다(정보통신망법 제50조, 참고).
- 한꺼번에 많이 보내면 스팸 신고가 쌓여 내 계정의 발송이 제한될 수 있어요. 소량으로 시작하세요.
- 자동응답끼리 답장을 주고받는 루프를 막기 위해 noreply·대량 메일 차단, 대화당 1회, 사람당 대기 시간을 끄지 마세요.